Corona Q&A: Medarbejdere

Få svar på de typisk stillede spørgsmål vedr. håndteringen af coronavirus i forhold til medarbejdere og ansættelsesretlige spørgsmål her.

Det er vigtigt at understrege, at den usædvanlige situation, som COVID-19 medfører, gør at vejledninger og anvisninger fra myndighederne løbende ændres. DRC følger naturligvis denne udvikling og opdaterer al information derefter.

Er der spørgsmål til nedenstående, er man velkommen til at kontakte DRC på 33 25 10 11.

Senest opdateret den 24. marts kl. 12:45

1) Trepartsaftale om lønkompensation af 15. marts 2020

Regeringen og arbejdsmarkedet parter har den 15. marts 2020 indgået aftale om lønkompensation på det private arbejdsmarked.

Aftalen omfatter fyringstruede medarbejdere, hvor virksomheden, som et alternativ til opsigelse, kan sende medarbejderne hjem med løn og uden at de arbejder. Virksomheden kan herefter opnå lønkompensation. En forudsætning for lønkompensationen er, at virksomheden ikke samtidig afskediger som følge af økonomiske årsager.

Læs vejledningen til trepartsaftalen HER

2) Ret til sygedagpengerefusion fra dag 1 – hvad indebærer loven?

Folketinget har den 17. marts 2020 vedtaget en lov, der giver ret til refusion af sygedagpenge fra medarbejderens første fraværsdag, hvis medarbejderens fravær er begrundet i COVID-19/coronavirus. Loven indebærer, at den normale arbejdsgiverperiode på 30 dage bliver suspenderet.

Virksomhederne skal dog være opmærksom på, sygedagpengelovens almindelige betingelser, herunder beskæftigelseskravet, fortsat skal være opfyldt, for at der kan opnås refusion.

Hvem er omfattet af loven?
Loven giver ret til refusion af sygedagpenge fra medarbejderens 1. fraværsdag i følgende situationer:

1) hvis medarbejderen er uarbejdsdygtig på grund af COVID-19/coronavirus, eller
2) hvis medarbejderen – uden at være uarbejdsdygtig – ikke kan varetage sit arbejde på grund af en anbefaling fra sundhedsmyndighederne til bestemte grupper om hjemmeophold på grund af konkrete forhold i forbindelse COVID-19/coronavirus.

Det er nærmere præciseret i bemærkningerne til loven og i en vejledning udstedt af Beskæftigelsesministeriet, hvilke medarbejdere, der er omfattet af loven.
Uarbejdsdygtig på grund af COVID-19/coronavirus.

En medarbejder anses for uarbejdsdygtig på grund af COVID-19/coronavirus i følgende situationer:

  • Hvis medarbejderen er konstateret smittet med COVID-19/coronavirus.
  • Hvis medarbejderen har en realistisk formodning om, at hans/hendes sygefravær skyldes smitte med COVID-19/coronavirus.
  • Hvis medarbejderen er sat i karantæne på grund af smitterisiko for COVID-19/coronavirus uden selv at være konstateret syg, men efter en konkret lægelig vurdering sandsynligvis at (kunne) være smittebærer, og det efter Sundhedsstyrelsens vurdering er afgørende, at medarbejderen er i karantæne og dermed evt. ikke kan arbejde af hensyn til bl.a. at modvirke spredning af smitte.

For sidstnævnte gruppe forudsættes det, at der er tale om en løbende og aktiv, individuel opfølgning fra sundhedsmyndighederne af den karantæne-satte person. Dette var særlig relevant, da Sundsstyrelsen arbejdede ud fra en inddæmningsstrategi.

Anbefaling fra sundhedsmyndighederne om hjemmeophold
En medarbejder anses for ikke at kunne varetage sit arbejde på grund af en anbefaling fra sundhedsmyndighederne til bestemte grupper om hjemmeophold på grund af konkrete forhold i forbindelse COVID-19/coronavirus i følgende situationer:

  • Hvis medarbejderen har rejst i bestemte områder, hvor sundhedsmyndighederne i en periode anbefalede hjemmeophold (”røde zoner”).
  • Hvis medarbejderen har opholdt sig på et bestemt sted på et bestemt tidspunkt, hvor sundhedsmyndighederne efterfølgende på grund af konkret smittefare har oplyst, at alle personer bør blive hjemme i en periode efter besøget, fx Søpavillonen eller Panums Fredagsbar.

Der er således tale om personer, der antages at have haft kontakt til en anden person smittet med COVID-19/coronavirus, og som sundhedsmyndighederne derefter som en sundhedsfaglig foranstaltning anbefaler at blive hjemme, så de ikke smitter andre.

Med andre ord omfatter loven medarbejdere, hvor sundhedsmyndighederne anbefaler hjemmeophold på grund af COVID-19/coronavirus, fordi den pågældende medarbejder udgør en konkret smitterisiko.

Hvem er ikke omfattet af loven?
Medarbejdere, der er uarbejdsdygtige på grund af en anden sygdom end COVID-19/coronavirus, er ikke omfattet af loven.

Endvidere er fravær for personer, hvor sundhedsmyndighederne anbefaler, at disse personer bliver hjemme for at beskytte personen mod en generel smitterisiko, fx fordi personen har en bestemt sygdom og dermed er mere sårbar, heller er ikke omfattet af loven.

Det er DRC's vurdering, at gravide, der ikke udgør en konkret smitterisiko, derved ikke er omfattet af loven.

Endvidere gælder loven ikke, hvis en arbejdsgiver fx sender en medarbejder hjem på grund af svigtende ordretilgang, eller hvis arbejdsgiveren vælger at sende sine medarbejdere hjem, fordi arbejdsgiveren selv mener, at der er tale om smittefare.

Fraværet for en person, der er symptomfri, men selv har valgt at gå i karantæne, fordi personen mener måske at have været udsat for smitte, er heller ikke omfattet af loven.

Det er endelig en betingelse for sygedagpengerefusion efter loven, at medarbejderen ikke kan varetage sit arbejde på grund af hjemmeopholdet. Hvis medarbejderen – helt eller delvist – arbejder hjemmefra under hjemmeopholdet, vil refusionen således bortfalde helt eller delvist efter sygedagpengelovens almindelige regler.

Anmeldelse og dokumentation
Ifølge loven skal der ikke være lægelig dokumentation for, at den sygemeldte medarbejder er smittet med COVID-19/coronavirus eller af sundhedsmyndigheder er blevet anbefalet et hjemmeophold på grund af konkrete forhold i forbindelse COVID-19/coronavirus.

DRC anbefaler dog fortsat, at virksomhederne indhenter oplysninger fra medarbejderen, gerne på skrift ved f.eks. e-mail eller sms, om baggrunden for fraværet, herunder medarbejderen af sundhedsmyndighederne er blevet anbefalet hjemmeophold på grund af en konkret smitterisiko.

I forhold til anmeldelse af fraværet har Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering oplyst, at arbejdsgiveren ikke skal indhente en tro- og love erklæring fra medarbejderen, og at de almindelige sagsbehandlingsregler i forhold til sygedagpengeloven stadig er gældende.

Arbejdsgiveren skal ved anmodningen om refusion fra første dag angive ”anden årsag” og med fritekst angive, at årsagen er COVID-19/coronavirus. Medarbejderen vil herefter modtage et underretningsbrev om arbejdsgiverens anmodning, hvoraf oplysningerne afgivet af arbejdsgiveren vil fremgå. Det vil som udgangspunkt være tilstrækkeligt, at medarbejderen ikke har protesteret imod de oplysninger, som arbejdsgiveren har angiven som årsag til fraværet.

Hvis der opstår tvivl i forhold til bestemte medarbejdere/arbejdsgivere, har kommunen mulighed for at anmode medarbejderen om en underskrevet tro- og love erklæring, hvorimod en lægeerklæring som udgangspunkt ikke skal indhentes.

Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering vil lægge et vejledende svar på deres Corona FAQ på star.dk.
Tilbagevirkende kraft fra den 27. februar 2020.

Loven finder anvendelse for en arbejdsgiver, der søger om refusion, hvis medarbejderens fravær er begrundet i COVID-19/coronavirus, og første fraværsdag indtraf den 27. februar 2020 eller senere.

3) Varsling af ferie

Kan virksomheden varsle ferie, hvis der er mindre arbejde på grund af mistede ordrer?

På baggrund af regeringens udmelding den 11. marts 2020 om nedlukning af store dele af Danmark er det DRC's vurdering, at der foreligger sådanne særlige omstændigheder, at ferielovens varsler kan fraviges. Virksomhederne vil derfor kunne varsle ferie afholdt straks.

Virksomhederne vil ligeledes kunne varsle feriefridage afholdt straks.

Allerede aftalt ferie vil kunne afvarsles og varsles afholdt straks. Hvis dette indebærer et økonomisk tab for medarbejderen, kan virksomheden blive erstatningsansvarlig efter dansk rets almindelige regler. Medarbejderen har dog tabsbegrænsningspligt og skal derfor forsøge at gøre brug af f.eks. afbestillingsforsikring og rejseforsikringer, inden et evt. erstatningskrav rettes mod virksomheden.

4) Afspadsering og arbejdsplanlægning

Kan virksomheden bede medarbejderne afspadsere overarbejde eller ændre de eksisterende arbejdstidsplaner?

På baggrund af regeringens skærpede udmelding den 11. marts 2020 om nedlukning af store dele af Danmark er det DRC's vurdering, at virksomhederne kan varsle evt. opsparede afspadseringstimer afholdt straks, forudsat at der er hjemmel til afspadsering.

Virksomhederne vil endvidere kunne indgå aftale med medarbejderne om ændring af de eksisterende arbejdstidsplaner straks eller med kort varsel. Hvis virksomheden og medarbejderen ikke kan blive enige om et kortere varsel, gælder reglerne i den relevante overenskomst, hvilket på butiksoverenskomstens område betyder, at ikke-væsentlige ændringer i arbejdstidsplanen kan gennemføres med 4 ugers varsel.

5) Behov for opsigelser?

Kan virksomheden opsige medarbejdere på grund af mistede ordrer, fald i omsætningen mv.?
Ja, som ved enhver anden situation med såkaldt arbejdsmangel kan virksomheden vælge at foretage driftsmæssige opsigelser. De almindelige regler for gennemførelse af opsigelser vil som udgangspunkt være gældende.

Som følge af regeringens skærpende anbefalinger fra den 6. marts 2020 vil der – afhængig af mulighederne i de enkelte overenskomster – evt. kunne ske hjemsendelse af timelønnede medarbejdere uden løn grundet force majeure.
Virksomheder der er omfattet af overenskomst med 3f, kan kontakte den lokale 3f afdeling for en lokalaftale om suspension af opsigelsesvarsler, så medlemmer af a-kasse kan få mulighed for dagpenge.

Kontakt DRC for en konkret vurdering af mulighederne for opsigelse eller hjemsendelse uden løn.

Hvad gør vi med kollektive afskedigelser?
I tilfælde af kollektive afskedigelser skal gælder reglerne om større afskedigelser; når I inden for en vilkårlig periode på 30 dage forventer at afskedige:

  • mindst 10 medarbejdere på virksomheder med mellem 20 og færre end 100 ansatte.
  • mindst 10 procent af medarbejderne på virksomheder med mindst 100, men færre end 300 ansatte.
  • mindst 30 medarbejdere på virksomheder med mindst 300 ansatte.

Der er derudover skærpede regler, hvis virksomheden har 100 medarbejdere eller flere og påtænker at opsige mindst 50 pct. heraf.

6) Arbejdsdeling

Kan arbejdsfordeling være et alternativ til opsigelser?

Ja, som alternativ til opsigelser kan virksomheden overveje at etablere arbejdsfordeling, hvorefter medarbejderne ikke er fuldt beskæftigede men arbejder nogle dage med løn fra arbejdsgiveren, mens de går ledige de andre dage. Medarbejdere, som er medlem af en a-kasse, får supplerende dagpenge for de dage, de er ledige.

Regeringen har besluttet at gøre ordningen mere fleksibel, så virksomhederne hurtigere kan tilpasse sig den aktuelle situation.

Arbejdsfordeling kan nu igangsættes, så snart den er anmeldt til jobcentret. Dermed suspenderes det nuværende krav om, at en arbejdsfordeling skal anmeldes til jobcentret senest en uge før, at den kan træde i kraft.

Der kan også skiftes mellem typerne af arbejdsfordeling, når en cyklus i arbejdsfordelingen er afsluttet. Det indebærer, at ordningen bliver mere smidig, så tilpasninger til produktionen kan ske hurtigere. Der kan også skiftes spor, således at virksomheden skifter fra arbejdsfordeling til anvendelse af lønkompensationsordningen.

I en række overenskomster er der direkte adgang til at etablere arbejdsfordeling. Her skal overenskomstens regler i øvrigt følges.

På områder, hvor der ikke er overenskomst, eller hvor overenskomsten ikke indeholder regler om arbejdsfordeling, kan der indgås en kollektiv aftale mellem dig som arbejdsgiver og dine ansatte. Det betyder i praksis, at alle medarbejdere på virksomheden, eller en afgrænset del af virksomheden (fx produktionsenhed), skal acceptere en aftale.

Arbejdsfordeling har til formål at give mulighed for at tilpasse arbejdstiden i en situation, hvor arbejdspladsen er ramt af kortvarig arbejdsmangel og dermed undgå opsigelser. Arbejdsfordeling kan i udgangspunktet etableres i en begrænset periode på maksimalt 13 uger.

Arbejdstiden skal være nedsat med mindst 2 hele dage pr. uge eller med 1 uges arbejde på fuld tid fulgt af 1 uges ledighed. Fordelingen kan dog også være tilrettelagt med 2 ugers arbejde på fuld tid fulgt af 1 uges ledighed eller med 2 ugers arbejde på fuld tid fulgt af 2 ugers ledighed.

Du kan læse mere om arbejdsfordeling HER. Du kan ligeledes finde Jobcenterets blanket for ansøgning om arbejdsfordeling HER

Kontakt DRC for yderligere spørgsmål.

7) Hjemsendelser uden løn

Må vi sende personale hjem uden løn?
På overenskomstområdet er der – som følge af den nuværende situation med Corona virus - vedtaget aftaler som giver virksomhederne ret til at hjemsende deres personale uden løn. Det gælder for overenskomsten mellem 3F og Horesta.

Det skal understreges, at aftalerne kun gælder for de virksomheder, der er overenskomstdækket OG er medlem af Horesta Arbejdsgiverforening,  da der er tale om en bilateral aftale mellem to overenskomstparter. Udgangspunktet er derfor, at virksomheder uden overenskomst ikke kan hjemsende medarbejdere uden løn, som situationen er pt. Heller ikke elever er omfattet af aftalen. Det betyder, at virksomheder med overenskomst og samtidig er medlem af Horesta Arbejdsgiverforening ikke kan sende elever hjem uden løn.

DRC håber på, at overenskomstparternes initiativer bliver fulgt op af støttepakke fra myndighederne der giver virksomheder uden overenskomst tilsvarende rettighed – Det er DRC´s klare opfordring til den nedsatte Corona enhed under staten, hvor DRC er repræsenteret. De virksomheder der er overenskomstdækket kan evt. at kontakte 3F, hvis de har spørgsmål til den nærmere udmøntning af aftalen.

8) Børnepasning og transport

Hvordan skal virksomheden forholde sig, når en medarbejder ikke kan få sit barn passet, fordi barnets daginstitution er lukket på grund af coronavirus?
På baggrund af regeringens udmelding den 11. marts 2020 om lukning af offentlige institutioner og anbefaling om lukning af private institutioner, vil der for en række medarbejdere opstå en situation, hvor de mangler pasning til deres barn.

Som udgangspunkt er medarbejderen forpligtet til at møde på arbejde, selvom medarbejderen mangler pasning til sit barn. Det er således op til medarbejderen at finde alternative pasningsmuligheder, så medarbejderen kan møde på arbejde.

Der er dog tale om en helt særlig situation, og det anbefales at virksomheden og medarbejderen, om muligt, indgår aftale om, at medarbejderen f.eks. arbejder hjemme eller bruger afspadsering, ferie eller feriefridage til at løse situationen.

Hvordan skal virksomheden forholde sig, hvis medarbejderen ikke kan komme på arbejde på grund af f.eks. transportproblemer, der kan henføres til coronavirus?
Transporthindringer er som udgangspunkt medarbejderens egen risiko. Medarbejderen skal hurtigst muligt meddele virksomheden, at vedkommende ikke kan møde til tiden og søge at løse problemet ved alternative løsninger. Der vil være tale om lovligt forfald uden ret til løn under fraværet.

Som følge af regeringens anbefaling af om at begrænse brugen af offentlig transport og undgå myldretiden, er det Dansk Erhvervs anbefaling, at virksomheden, om muligt, tilrettelægger arbejdstiden således, at medarbejderen undgår at rejse i myldretiden. Det bør desuden overvejes, om der kan tilbydes hjemmearbejde, hvorved medarbejderen undgår at skulle benytte offentlig transport.

9) Arbejdsmiljø – regler om hjemmearbejdspladser

Hvordan skal virksomheden forholde sig i henhold til arbejdsmiljølovens regler, hvis medarbejderne arbejder hjemmefra?
Ifølge loven er der ved hjemmearbejde visse forhold, som skal være opfyldt i relation til de ansattes arbejdsmiljø, når hjemmearbejdet ved en skærm foregår i hele arbejdstiden eller gennemsnitligt mindst en dag om ugen eller ca. to timer eller mere stort set hver dag.

Hvad er kravene?
Generelt gælder, at inventaret skal passe til den ansatte og den opgave, der udføres: Der skal være tilstrækkelig plads til hensigtsmæssige arbejdsstillinger og bevægelser, og et arbejde ved skærm skal tilrettelægges, så det regelmæssigt bliver afbrudt af andet arbejde eller pauser.

Virksomheder skal i øvrigt være opmærksomme på at iagttage reglerne, der stilles i forhold til arbejdspladsvurderingen, arbejdsmiljøorganisationen, arbejdsskadeforsikring samt hvileperiode og fridøgn (jf. dog force majeure-bestemmelsen i reglerne om hvileperiode og fridøgn).

Disse krav og forhold er nærmere beskrevet i branchevejledningen fra BFA Kontor om hjemmearbejdspladser. Du kan finde branchevejledningen i en dansk og engelsk version i følgende links:

Gode råd:

Udover de oplistede forhold finder DRC, at virksomheder med fordel kan spørge medarbejderen, hvorvidt forholdene er passende, og oplyse medarbejdere, der arbejder hjemme, om følgende:

  • Husk at variere dine opgaver og dine arbejdsstillinger
  • Aftal med nærmeste leder, hvilket udstyr man som ansat må tage med hjem, hvis der er behov for oprettelse af hjemmearbejdsplads

10) Skab ro og tryghed

Frygten for coronavirus kan skabe forskellige bekymringer i din virksomhed, som kan påvirke trivsel. Ledelsen spiller her en væsentlig rolle i forhold til at informere om, hvordan medarbejdere skal håndtere situationen på arbejdspladsen, og hvor medarbejderne kan finde yderligere information.

Arbejdspladsen kan med fordel informere om situationen for at skabe ro og mindske utryghed. Derudover spiller lederen i det daglige en væsentlig rolle og kan medvirke til at medarbejderne ikke bliver unødigt bekymrede ved at skelne fakta fra rygter.

  • Gør det tydeligt at, ledelsen følger udviklingen og myndighedernes anbefalinger.
  • Usikkerhed blandt medarbejderne smitter. Læg op til dialog, og gør det tydeligt, at lederen er tilgængelig, hvis der er spørgsmål.
  • Vis forståelse for bekymring, men henvis til myndighedernes vurderinger.
  • Undgå at gå i panik, hvis en medarbejder udviser symptomer, men tag dialogen med medarbejderen, vis omsorg. Gør det tydeligt, at medarbejderen bør kontakte lægen.
  • Stil samme krav til kollegaerne – sæt ind overfor rygter om smitte blandt kollegaer, og lad den sunde fornuft råde.
  • Medarbejdere, der ikke føler sig informeret kan have brug for, at lederen gentager, at virksomheden følger udviklingen. Hold derfor fast i den løbende kommunikation.
  • Vær opmærksom på, at medarbejdere er forskellige. Tag dialogen med medarbejderne, hvis adfærd eller arbejdsindsats ændrer sig. Få afdækket eventuelle bekymringer og tydeliggør facts og eventuelle retningslinjer i jeres virksomhed.

Kilde: Dansk Erhverv samt myndigheder.